Etika Menulis Email yang Baik

Setiap harinya aku menerima puluhan email, entah itu yang berasal dari notifikasi layanan tertentu, newsletter hingga perbincangan dari email. Tidak jarang juga mendapatkan email dari para pembaca blog yang meminta bantuan untuk sesuatu.

Dari sekian banyak email yang masuk, kadang kala ada email yang isinya bener-bener nyebelin dan males banget buat dijawab. Tau kenapa? Karena email tersebut berasal dari stranger yang menurutku kurang sopan. Terserah mau dibilang lebay. Nah, dari banyak pengalaman baca email-email yang mangkelin tersebut, aku mau nyoba meringkas dalam sebuah postingan ini tentang etika menulis email yang baik dan benar.

Kenali Siapa yang Kamu Kirimi Email!

Pertama-tama yang harus kamu pertimbangkan adalah mengenali siapa yang akan kamu kirimkan email. Atasan / Bos / Klien / Teman sepermainan atau bahkan orang yang belum kamu kenal sama sekali. Untuk berkirim email ke atasan, bos, klien dan teman sepermainan sepertinya enggak perlu dijelasin karena harusnya sudah tahu sendiri. Tetapi ketika kamu berikirim email dengan stranger atau orang yang belum pernah kamu kenal dengan baik sebelumnya ada etika khusus yang mungkin enggak pernah kamu pelajari atau bahkan belum pernah praktekkan sebelumnya.

Dipembukaan email, pastikan kamu MEMPERKENALKAN DIRI! Itu penting. Setelah memperkenalkan diri, ada baiknya kamu beritahu juga darimana dapat email orang yang akan kamu kirimi. 

Apalagi kalau mau minta bantuan kepada orang yang belum dikenal. Kenal aja belum, udah minta bantuan. Macem-macem pula :D. Siapa enggak kesel coba?

Ini contoh penulisan email yang baik oleh Mbak Desy.

Contoh Email yang Baik

Mbak Desy diatas memang tidak menyebutkan darimana mendapat emailku karena aku yang submit email, siapa tahu bisa kebagian undangannya. Dan ternyata itu benar, aku masih kebagian slot invitation untuk acara yang akan mereka selenggarakan. :D.

Tulis Subject Sesuai Isi Email

Yang kedua, jangan lupa untuk menuliskan subject email / judul email sesuai dengan isi email yang kita tulis. Ini salah satu hal yang seringkali bikin aku mangkel sama orang yang kirim email. Kenapa? Karena di subjectnya enggak ditulisin apa-apa alias no subject

Bayangin kalau ada klien yang kepending kerjaannya gegara antrian pekerjaan lain selama beberapa minggu. Dan setiap harinya kamu menerima puluhan email masuk. Gimana nyari emailnya? Bertanya ke klien juga orangnya enggak fast response sist. Bingung kan?

Pentingnya subject itu memudahkan orang untuk mencari email kita. Ini contoh email yang enak nyarinya. 

Penulisan Subject Email

Sehingga dengan menggunakan fitur search di email, kita bisa dengan mudah menemukan email yang dicari. Kalau no subject? Yasalam, semoga bisa ketemu sebelum lebaran kuda #eh.

Gunakan Kalimat Penutup

Buat kalimat penutup yang enak dibaca. Mungkin bisa ucapan terima kasih atau sejenisnya. Sehingga Lebih membuat yang baca nyaman. Kalau ke temen kentel sih sepertinya enggak perlu bikin pakai ginian :D.

Kalau pengen bikin template nulis kaya gitu atau yang biasa disebut dengan signature email, bisa coba baca postingan yang udah pernah aku tulis tentang cara membuat signature di gmail.

Mungkin itu saja sih tiga pokok etika menulis email yang benar. Selebihnya standard penulisan bahasas dan sejenisinya samam dengan ketika kita menulis di jejaring sosial. Tapi enggak ada salahnya kamu pelajari kalau emang belum ngerti

Cara Bertanya di Forum

Semoga dengan tulisan etika menulis email yang baik ini kamu bisa lebih saling menghargai orang ketika berkomunikasi melaui email.